09 de noviembre 2023

Por Mg. Salvador Aparicio Matamala

La finalidad de la comunicación en cualquier organización es transmitir un mensaje a un destino y que éste lo entienda. Lo anterior parece muy sencillo, pero no siempre se logra ya que en más de una ocasión se entrega información y no se comprueba que quien la reciba realmente entienda lo que se quiso transmitir.

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La comunicación es vital para el conocimiento de las ideas de la gerencia y que éstas se transmitan a los diferentes departamentos de la organización, además está presente en todos los pasos del proceso administrativo de una empresa (planificación, organización, dirección y control), es decir, es transversal y de importancia para todas las actividades que desarrolle la empresa.

La comunicación es fundamental para:

• Determinar y dar a conocer los objetivos de la empresa.

• Planificar que se logren los objetivos.

• Ordenar los recursos humanos o gestión del talento para el cumplimiento de metas.

• Seleccionar al personal que trabajará en la empresa.

• Dirigir y motivar a sus miembros.

• Realizar con efectividad las actividades de sus departamentos.

• Controlar la totalidad de las actividades que se desarrollen en la organización.

• Minimizar los problemas que pudiesen existir en la organización.

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Además de lo anterior, es primordial para entender y enfrentar con éxito los factores externos que están presentes la gestión de una organización pública o privada, estudiar y realizar un análisis PESTA (factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos y por último los medio ambientales), lo que permitirá transmitir y conocer información para una acertada toma de decisiones.

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Las etapas o partes del proceso de comunicación son esencialmente tres: la idea, la transmisión del mensaje y la recepción, etapas que en todo momento son acompañadas por la respectiva retroalimentación para indicar si se ha entendido o no el mensaje.

Para lograr que la información transmitida llegue efectivamente a sus destinatarios y se entienda, se recomienda tener en consideración las siguientes claves:

• El emisor, siempre debe transmitir ideas claras.

• La transmisión del mensaje o de la idea debe hacerse de manera sencilla y oportuna.

• El receptor debe comprender la idea transmitida y de lo contrario pedir al emisor que le entregue el máximo de información para su mejor comprensión.

• Lograr la integración y entendimiento de las actividades de cada departamento de la organización para conocer realmente lo que cada uno está realizando en beneficio del cumplimiento de los objetivos y metas, evitando con ello pérdida de esfuerzos, recursos, tiempo y descoordinaciones por no saber qué pasa en la organización.

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Las claves enunciadas nos permitirán realizar las actividades con seguridad, conocer los problemas, fortalezas y debilidades en los tiempos dispuestos, además de estar atentos a todo lo que ocurre en el ámbito interno y externo, con la única finalidad de lograr los objetivos declarados por la organización.